Document Management System

El Document Management System es una herramienta de archivo documental que tiene diferentes objetivos. El primero es el de facilitar el archivo y la organización de los documentos utilizados diariamente por la organización en la realización de sus procesos de negocio, garantizando su integridad y un correcto acceso a las versiones de los documentos que se encuentran en vigor. El segundo objetivo es facilitar la localización y el acceso de los documentos de acuerdo a los permisos de cada usuario. Por último, esta herramienta permite, además, gestionar y controlar los cambios y aprobación de los documentos, así como la rastreabilidad y control de las versiones de los mismos.

Principales funcionalidades

• Catalogación y clasificación jerárquica de documentos en categorías;
• Gestión del ciclo de vida de los documentos de forma estructurada y segura (definición de los diferentes estados por los que pasa el documento, incluyendo verificación, aprobación, publicación, distribución, archivo o eliminación, haciendo posible el control de los flujos de circulación de documentos); 
• Mecanismo de búsqueda sobre los documentos, permitiendo localizar y suministrar un documento de forma inmediata y en cualquier lugar;
• Integración con el sistema de workflow que permita automatizar las operaciones de verificación, aprobación y distribución de documentos.